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Donnerstag, 08.12.2016

Als Franchisegeber Besprechungen richtig vorbereiten und Zeit sparen

Viele Besprechungen erscheinen auf den ersten Blick unnütz und sinnlos, vor allem dann, wenn die Auftragsbücher voll sind und die Kunden bei Ihren Franchiseunternehmen Schlange stehen. Ein regelmäßiger Austausch im Team ist besonders als Franchisegeber sehr wichtig. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Franchisenehmer Ihr Konzept richtig verstehen. Außerdem können Probleme direkt angesprochen werden.

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" ... Wenn Sie sich als Gründer für ein Franchisesystem entschieden haben, arbeiten Sie meine Checklisten Punkt für Punkt ab und lassen Sie sich Ihre Fragen ausführlich vom Franchisegeber beantworten. Das ist Ihr gutes Recht im Rahmen der vorvertraglichen Aufklärungspflicht. Wenn Sie so vorbereitet als Franchisenehmer starten, an sich glauben, sich zusätzlich Fördermittel besorgen und meine Tipps eins zu eins und konsequent umsetzen, werden Sie mit dem Franchisesystem garantiert mehr Geld verdienen, als wenn Sie es auf eigene Faust versuchen. Unternehmer zu sein ist einfach schön, mit Partnern im Franchise noch schöner - glauben Sie mir! Als Franchisenehmer müssen Sie übrigens auch kein Jurist, Banker oder Literat werden, um den Businessplan bei der Bank für die Finanzierung durchzubekommen ..."

Wie aber werden Informationen direkt an Ihre Franchisenehmer weitergeleitet? Wie schätzen Sie ein, was Ihre Mitarbeiter denken? Welche Verbesserungsvorschläge oder Einwände haben sie? Beim Informationsaustausch verlässt sich so mancher Inhaber eines Handwerksbetriebs als Franchisegeber allzu leicht auf den informellen Weg. Manche sagen sogar, es gäbe keine Zeit für Besprechungen und wer etwas wissen wolle, solle den Chef persönlich fragen. Besprechungen seien nur etwas für große Unternehmen.

 

Geben Sie der Gerüchteküche keine Chance

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Zeit, Nerven und vielleicht auch Geld sparen, wenn Sie in ihrem Betrieb keine Besprechungen durchführen. Betrachtet man das allerdings genauer, so können sich diese mangelnden Informationen nachteilig auf ihr Geschäft auswirken. Schließlich bestimmen dann nicht Sie als Inhaber des Franchiseunternehmens die Inhalte und Themen, sondern überlassen dies der Entwicklung ihrer Franchisenehmer. Untergraben sie nicht die Kompetenz der Mitarbeiter. In der Regel bleibt es dabei allerdings nicht: Wenn Mitarbeiter Informationen von ihrem Chef erst vor dem Kunden abfragen oder im Kundengespräch gar ihr Nichtwissen offenbaren müssen, wirken sie nicht kundenorientiert und noch weniger fachkompetent.

 

Setzen Sie Kritik konstruktiv um

Führen Sie in Ihrem Betrieb schon länger und regelmäßig Besprechungen durch? Dann sollten Sie sich über Anmerkungen wie „das ist doch alles Zeitverschwendung“ nicht ärgern. Stattdessen sollten Sie derartige Aussagen zum Anlass nehmen, Ihre bisherige Vorgehensweise zu überprüfen. Im Folgenden wird ausführlich darauf eingegangen, wie man als Franchisegeber im Handwerk effektiv Besprechungen vorbereitet und durchgeführt. Diese Vorgehensweise kann natürlich auch auf andere Unternehmen übertragen werden.

 

Anleitung zur richtigen Vorbereitung einer Besprechung

Es gibt immer wieder Probleme, Fragen und Konflikte wenn Menschen in einem Betrieb zusammen arbeiten müssen. Die meisten Mitarbeiter wollen aber, im Gegensatz zur Meinung der meisten Chefs, die Mitarbeiter seien lediglich an ihrem Feierabend und am Gehalt interessiert, einen Beitrag zu wichtigen Entscheidungen leisten und schlichtweg ihre Meinung äußern. Für diesen konstruktiven Austausch bieten regelmäßige Besprechungen einen idealen Rahmen, selbstverständlich nur dann, wenn diese Besprechungen einer guten Struktur folgen und effizient gestaltet sind.

 

Damit das gelingt, helfen Ihnen folgende Richtlinien:

  1. Legen Sie das Ziel der Besprechung fest!
    Zu Beginn einer Besprechung wird ein Ziel formuliert, welches das Ergebnis jedoch nicht vorwegnehmen sollte, sondern lediglich den Anlass der Besprechung sowie die Richtung und vielleicht die einzelnen Themen benennt bzw. voneinander abgegrenzt. Dieses Ziel kann auch als Maßstab herangezogen werden, anhand dem man den Erfolg der Besprechung messen kann.
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  2. Erstellen Sie die Tagesordnung - inklusive der Themen und ihrer Dauer!
    In einer Tagesordnung sollten Sie nun die Inhalte der Besprechungen sowie die Reihenfolge festlegen. Die Agenda sollte so angeordnet sein, dass die ersten Plätze mit allgemeinen und wichtigen Themen belegt sind, die für alle Beteiligten interessant sind. Spezielle Themen, die beispielsweise nicht alle Teilnehmer betreffen, sollten am Ende diskutiert werden, so dass die unbeteiligten Mitarbeiter die Sitzung frühzeitig verlassen können. Für jeden Tagesordnungspunkt sollte auch ein voraussichtlicher Zeitbedarf geplant werden.
    Vielschichtige und komplexe Themen sollten einen eigenen Punkt auf der Tagesordnung darstellen. Wenn die Agenda zu umfangreich wird, so planen Sie besser zwei Sitzungen ein. Wenn auf einer Besprechung immer Altlasten der vorigen Besprechung zu erledigen sind oder nur ein Teil der veranschlagten Themen erledigt werden kann, sorgt das für eine allgemeine Demotivation.
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  3. Wählen Sie die Teilnehmer aus!
    Sie müssen klären, welche Personen aus ihren Betrieben zur Besprechung kommen sollten und auch einen Grund benennen. In der Regel betrifft das schon mal alle Franchisenehmer. Gegebenenfalls müssen Sie wissen, ob zur Erreichung des Ziels die Einladung externer Gäste notwendig ist. Der Kreis der Teilnehmer sollte dabei so klein wie möglich, aber so groß wie nötig gehalten werden, um die Besprechungsrunde bzw. die Lösungsfindung zu beschleunigen. Außerdem sollten sie sich bereits im Vorfeld darüber Gedanken machen, wer bei der Besprechung das Protokoll führen soll.
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  4. Sie sind der Gesprächsleiter - bereiten Sie sich angemessen vor!
    Als Geschäftsinhaber und Gesprächsleitung haben Sie eine Vorbildfunktion inne, die sich aus den Erwartungen und Wünschen ihrer Teilnehmer bzw. ihrer Franchisenehmer zusammensetzt. Diese Wünsche und Erwartungen sollten mindestens erfüllt, bestenfalls übertroffen werden, damit sie weiterhin als Vorbild fungieren. Prägen Sie sich Ihre Gesprächsstrategie bereits im Voraus ein und holen Sie sich zusätzliche Informationen. Bereiten Sie sich außerdem gut auf mögliche Kompromisse und Einwände vor. Ganz wichtig ist auch Ihr Auftreten: Selbstsicherheit und Freundlichkeit stehen dabei oft noch vor dem fachlichen Know-how - letzteres ist schließlich überall nachzulesen.

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